Perolehan kerajaan

Mungkin ramai yang tidak mengetahui bagaimana kerajaan membuat perolehan aset dan perkhidmatan bagi kegunaan kakitangan dan agensi di bawah kelolaannya. Aku cuba terangkan serba sedikit berdasarkan apa yang aku ketahui.

Cara perolehan
Terdapat 3 cara perolehan iaitu perundingan terus, tender tertutup dan tender terbuka.

Perundingan terus adalah rundingan secara terus dengan sesebuah syarikat untuk mendapatkan aset. Cara rundingan terus adalah yang paling cepat untuk mendapatkan aset dan perkhidmatan namun rundingan terus dapat mengundang kepada perkara-perkara seperti :-


  1. Rasuah

  2. Harga aset / perkhidmatan yang lebih tinggi dari yang sepatutnya



Selalunya perundingan terus kita gunakan untuk kontrak pertahanan dan jika hanya terdapat 1 syarikat yang mengeluarkan aset tersebut. Sebagai contoh, produk perisian Windows yang dikeluarkan oleh Microsoft.

Dalam contoh kes perolehan aku, perundingan terus digunakan untuk membeli barang-barang yang bernilai kurang dari RM 50,000. Namun begitu, dalam konteks aku, ianya bukan perundingan terus yang diamalkan di Kementerian Kewangan kerana aku perlu mencari sekurang-kurangnya 3 harga dari syarikat yang berlainan.

Tender tertutup adalah tender yang dikeluarkan oleh sesebuah agensi dan hanya dikeluarkan kepada syarikat-syarikat tertentu sahaja. Dalam konteks kerja aku, tender tertutup dikenali sebagai sebutharga, yang mana nilainya adalah kurang dari RM 500,000.00 (nilai boleh berubah mengikut pekeliling yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan). Tender tertutup kebiasaannya akan dipaparkan hanya di papan tanda agensi berkenaan dan tarikh tutup penerimaan dari syarikat pembida ditetapkan oleh agensi berkenaan. Selalunya adalah tidak kurang dari 2 minggu dari tarikh buka sesuatu tender tertutup. Tender tertutup adalah yang kedua paling digemari oleh agensi kerajaan kerana faktor-faktor berikut :


  1. Kurang kerenah birokrasi kerana tidak perlu diluluskan oleh Jawatankuasa di Kementerian Kewangan

  2. Cepat untuk dinilai dan dianugerahkan kepada syarikat pembida

  3. Kurang kos yang perlu dikeluarkan oleh agensi tersebut

  4. Berurusan dengan syarikat pembida yang dikenali sahaja



Tender terbuka diadakan bagi projek-projek yang bernilai RM500,000 dan ke atas dan yang bukan merupakan projek pertahanan negara atau projek yang dianggap sensitif terhadap keselamatan negara atau perolehan produk yang bukan dikeluarkan oleh syarikat tunggal. Tender terbuka adalah lebih kompetitif disebabkan oleh tender ini perlu diiklankan di suratkhabar-suratkhabar utama (kebiasaannya adalah di NST, Utusan, Berita Harian dan The Star) di Malaysia. Tender ini juga biasanya memakan masa yang lama untuk membuat perolehan aset dan perkhidmatan. Hal ini kerana :

1. Individu yang bertanggungjawab terhadap tender terbuka tersebut perlu membuat spesifikasi bagi aset / perkhidmatan yang dikehendaki.
2. Spesifikasi tersebut akan diajukan terlebih dahulu kepada Jawatankuasa Teknikal yang tertentu untuk disemak. Sebarang perubahan perlu dilakukan oleh individu tersebut.
3. Spesifikasi tersebut akan diajukan pula kepada Jawatankuasa Pre-Perolehan agensi tersebut untuk disemak. Sebarang perubahan perlu dilakukan oleh individu tersebut.
4. Jika tender tersebut memerlukan kata putus dari Kementerian Kewangan, spesifikasi dan justifikasi perlu dihantar kepada Kementerian Kewangan.
5. Tempahan untuk ruang iklan akan dilakukan oleh bahagian/unit/kumpulan perolehan agensi terbabit di suratkhabar utama. Tarikh iklan adalah penting kerana tarikh tutup perlu dimasukkan ke dalam surat yang akan diambil oleh syarikat pembida. Kebiasaannya tarikh tutup tender terbabit tidak kurang dari 3 minggu dari tarikh diiklankan.
6. Syarikat pembida perlu mengambil tender tersebut di agensi terbabit. Bayaran akan dikenakan (untuk cover cost iklan) terhadap setiap borang tender yang diambil.
7. Jika sekiranya ada lawatan tapak perlu dijalankan syarikat pembida perlu menghantar wakil ke sana.
8. Setelah tutup, bahagian/unit/kumpulan perolehan akan menyemak segala butiran tender. Harga biasanya dipotong dan dokumen tender (biasanya salinan kedua) akan dihantar kepada individu yang membuat spesifikasi. Bahagian/unit/kumpulan perolehan ini juga akan menampal senarai syarikat pembida dan harga di laman web dan papan-papan kenyataan 'utama'.
9. Individu tersebut akan membuat penilaian tender dan kebiasaannya perlu memulangkan kembali dokumen tersebut dalam tempoh 2 minggu dari tarikh dokumen tender sampai ke tangan individu tersebut.
10. Dokumen akan dinilai oleh 2 jawatankuasa iaitu Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Perolehan agensi terbabit. Komen dan syor setuju terima akan dihantar kepada Kementerian Kewangan (jika perlu). Jika tidak, agensi berkenaan boleh menghantar surat anugerah projek kepada syarikat pembida yang berjaya.

Begitulah cara perolehan yang diamalkan oleh Kerajaan Malaysia dan agensi-agensi di bawah kelolaannya.

No comments: