Pengurusan aset

Its a long and windy post and its in BM. :P

Aku bukan orang yang terlibat secara langsung dalam Unit Pengurusan Aset tetapi sebab aku orang yang bertanggungjawab membeli barangan (yang mencecah jutaan ringgit), jadi aku perlulah membuat serba sedikit kerja dalam pengurusan aset.

Pengurusan aset penting untuk :-
1. Memastikan barangan @ aset yang dipesan melalui proses tender, sebutharga atau belian terus sampai ke tangan organisasi, berada di dalam keadaan yang baik dan boleh digunakan bagi kepentingan organisasi. Juga memastikan bahawa organisasi mendapat salinan asal 'Delivery Order (DO)', dan Invois yang menyenaraikan segala barangan yang dihantar beserta dengan nombor siri.
2. Memastikan barangan @ aset didaftarkan ke dalam sistem aset organisasi dan nombor siri barangan @ aset didaftarkan dengan tepat.
3. Memastikan barangan @ aset mendapat nombor harta organisasi terbabit. Sebagai contoh nombor harta Kementerian Kesihatan adalah bermula dari KK manakala nombor harta USM berakhir dengan USM.
4. Memastikan barangan @ aset tersebut boleh dipakai sepanjang tempoh yang dijangkakan (contoh : 3 - 10 tahun) dan diselenggara dengan baik. Jika rosak, pegawai bertanggungjawab perlulah memanggil vendor untuk diselenggara @ diselenggara sendiri (bergantung pada pakej penyelenggaraan yang diambil).
5. Memastikan barangan @ aset wujud sewaktu proses pelupusan berlaku. Proses pelupusan biasanya akan berlaku selepas 5 tahun aset dibeli @ lebih. PC biasanya akan dilupuskan selepas 5 tahun dibeli dan akan dijual kepada syarikat pelupusan @ didermakan kepada organisasi memerlukan (contoh : rumah anak-anak yatim, tadika, sekolah-sekolah luar bandar).
6. Memastikan dokumentasi aset berada di dalam keadaan yang baik dan tersusun supaya mudah jika anda dipindahkan ke unit @ bahagian lain (jika badan berkanun) atau jabatan @ kementerian lain (jika berkhidmat di bawah Kerajaan Persekutuan).

Pengurusan aset hanya dititik beratkan oleh badan kerajaan selepas :-
1. Ditegur oleh Ketua Audit Negara yang menjalankan auditan di badan-badan berkanun @ jabatan kerajaan yang terpilih.
2. Kes kehilangan jet Angkatan Tentera Malaysia.
3. Berlaku 'kehilangan rekod' tentang aset-aset lama di badan berkanun @ agensi kerajaan tersebut.

Terdapat beberapa tatacara pengurusan aset tetapi yang aku amalkan sekarang adalah :-
1. Jika aku terlibat secara langsung dengan projek tersebut dari awal, maka aku akan buka satu fail baru untuk projek tersebut. Labelkan dengan nombor dan tajuk projek yang diluluskan oleh organisasi anda. Contoh : A/B/C/09/123, Projek Menaiktaraf Bilik Server. Jika tidak, maka aku @ anda akan bergantung pada orang lain sepenuhnya.
2. Simpan satu salinan BQ dan Jobs Scope yang diletakkan di dalam dokumen tender / sebutharga / belian terus. Salinan lembut (softcopy) pun tak mengapa.
3. Dapatkan status terkini (jika tender dan sebutharga) dari individu yang berkenaan di organisasi anda. Contoh nya tarikh diiklankan di akhbar-akhbar utama, tarikh tutup untuk hantar borang tender, tarikh penganugerahan tender, tarikh projek sepatutnya tamat dan lain-lain.
4. Dapatkan status terkini dari vendor @ pembekal anda tentang ETA (Estimated Time of Arrival) barang-barang yang diminta di dalam BQ dan Job's Scope. Selalunya vendor akan memberikan kerjasama baik kepada anda (nak projek lagi kan).
5. Jika anda orang yang bertanggungjawab menandatangani DO, Invois, UAT dan lain-lain dokumen yang dibekalkan oleh vendor, minta dengan baik salinan untuk anda @ setidak-tidaknya fotostat satu salinan dan simpan di dalam fail yang dibuka sebelumnya.
6. Buat satu senarai barangan yang dihantar oleh vendor dan letakkan lokasi barangan tersebut dipasang @ diagihkan. Senang di kemudian hari. Jika barangan tersebut merupakan PC @ Server @ alatan lain yang perlu dipasang di Jabatan lain, sila buat satu borang pergerakan aset (senang di kemudian hari bila nak 'keep track' aset tersebut. Bila PTJ tersebut tak mengaku, boleh keluarkan borang dan cakap, "ini ada tandatangan dari Pengarah PTJ waktu tersebut" ). Letakkan borang-borang ini di dalam fail tadi.
7. Jika anda masih dengan projek tersebut, pastikan tag nombor harta organisasi anda diberikan kepada anda untuk proses 'tagging' aset.

Pengurusan aset memang memeningkan kepala terutamanya di kemudian hari bila proses pelupusan berlaku. Pening terutamanya untuk kes-kes PC sebab nanti ada RAM @ hard disk @ CD/DVD drive @ power supply hilang. Ada kes monitor @ CPU hilang. Biasanya aset yang dibeli dan ditempatkan di satu tempat ('central procurement and usage') yang senang diuruskan. Sebagai contoh, network appliances (switches, APs, core switches, router), server, adalah paling senang diuruskan. Kalau memang diberi kepada PTJ, biasanya akan direkodkan (harga mahal kan, kan) dan senang kalau audit datang, boleh cakap "saya dah serahkan pada PTJ berkenaan" (tapi kena bagi bukti dalam bentuk dokumen yang ditandatangani, cakap mulut sahaja tak guna).

Banyak lagi yang aku perlu belajar dalam pengurusan aset. Ini hanyalah catatan dari pemerhatian @ pengalaman yang dipelajari sepanjang 3 - 4 tahun membeli dan menguruskan aset organisasi tempat aku bekerja.

Nota : Artikel ini ditulis pada jam 3 pagi. So, kalau ada mereng bahasa harap dimaafi. :P

1 comment:

Anonymous said...

Assalamualaikum,
saya baru ditugaskan utk jaga aset, cpu & monitor kt tmpt saya berlainan jenis & x der dlm senarai daftar aset, so apa yg patut saya buat, kalau wujudkan dafar aset baru, tarikh bila yg sepatutnya diletak, sebab takkan nk letak tarikh terkini sedangkan mmg ternyata aset tu dh lama?trima kasih..